Existe um fator que pode ser a chave para o sucesso ou para o fracasso de uma escola de música, que é capas de levá-la a acensão ou a queda em pouquíssimo tempo, estou me referindo ao controle financeiro simples e eficiente.
Parece que não, mas muitos microempresários misturam o financeiro da empresa com suas próprias finanças e eu mesmo no início da minha carreira cometi este erro diversas vezes.
Só depois de ser um contabilista formado eu tomei consciência da necessidade de separar organizadamente as finanças, entradas e saídas no dia a dia de uma microempresa, isso porque o cotidiano de uma escola de música tende a ser muito corrido, e alguns pequenos detalhes podem passar despercebidos, e causar impacto no resultado final.
A questão é que os diretores e administradores não devem precisar se tornar contabilistas para dominar efetivamente o controle financeiro das suas escolas, mas sim utilizar a ferramenta certa e ter acesso a informações de qualidade que os ajudem nas rotinas financeiras das suas empresas.
Quando tive escola de música, por muitos anos não organizava os gastos como materiais de escritório, copinhos, palhetas, encordoamentos e outros itens pequenos.
Neste contexto senti a necessidade de colocar todos esses gastos em um centro de custos, mas de forma simples e rápida, foi quando surgiu a ideia de criar um sistema para escolas de música que pudesse facilitar minha rotina e resolver definitivamente este problema.
Passei então a inserir no sistema gastos mínimos, como os cinco reais de copinhos, dez reais da água mineral e demais miudezas, e ao final do período eu conseguia ver claramente para onde todo dinheiro havia ido, e as contas começaram a fazer sentido.
As retiradas financeiras para uso pessoal passaram a ser registradas como saídas de pró-labore e não mais foram feitas em conjunto com os gastos da escola, e isto anteriormente era um fato recorrente e que atrapalhava muito o rastreio das verdadeiras despesas da escola, impedindo seu crescimento e desenvolvimento em vários setores.
Parece que não, mas muitas microempresas do ramo de escola de música passam por este mesmo problema recorrente, misturando os gastos pessoais familiares do proprietário aos gastos do negócio mascarando os dados, e isto é uma prática extremamente perigosa porque condena a longo prazo a empresa ao fracasso.
O registro diário de entradas e saídas possibilita acompanhar o fluxo de caixa e perceber o crescimento da escola de música, lanças entradas e saídas para tudo faz da sua escola, independente do tamanho, uma empresa séria e estruturada, já que uma boa gestão financeira é a saúde do seu negócio.
Saber mensurar lucros ou prejuízos é o norte de qualquer empresa, por isso poder lançar entradas e saídas de forma simples e eficiente deve ser prioridade para quem busca crescimento e estabilidade financeira, porque como poderíamos analisar algo que nunca é registrado em detalhes?
Por outro lado esta análise precisa ser simples, para ser entendida rapidamente por qualquer tipo de administrador, dos mais leigos aos mais estudados.
Se você ainda não pratica, meu conselho é que comece imediatamente a investir no lançamento de entradas e saídas e em pouco tempo sua escola de música sentirá os positivamente os impactos de uma boa gestão financeira.